Оптимизация и автоматизация работы с большим количеством данных

Прошу прощения за краткость в названии темы, но коротко ее не опишешь.
Дело вот в чем.
Мой отец - заядлый коллекционер, и у него огромная коллекция конвертов, каталог которой он создал на компьютере. Последний создавался в начале 2000-х годов, когда о компьютере мы почти ничего не знали. Каталог представляет из себя одну огромную таблицу в ворде на 650 страниц, размер файла 8,5 Мб. В таблице 6 столбцов, первый из которых - номер конверта по порядку. Но и тут не всё так просто. Есть подразделы (годы), таблица на их названиях не прерывается. В каждом годе свои номера, кроме того, есть такие номера как 173а, 173б и т.д.
Так вот собственно о задаче. Периодически в этой таблице появляется новая строчка, что приводит к необходимости вручную менять все нижеследующие номера в данном подразделе, иногда их сотни. Можно ли как-то автоматизировать процесс?
Кроме того, весь этот документ немилосердно тормозит и глючит даже на новом компьютере. Можно ли как-то оптимизировать работу с этой таблицей? Например, перенести ее как-то в эксель? Я думаю, что там было бы проще и номера менять автоматически.

0

а в чем проблема? перенести то?

0

эта задача не для ворда

как минимум --excel, легче освоить основы
еще лучше ------аccess, проще поиск

нумерацию можно сделать через 10, легче сделать вставки

не знаю сколько строк на листе(от 30-50)
650л=20000-30000 конвертов
в excel можно каждый год в отдельную таблицу(лист), чтобы вводя данные за 2005 не лопатить все остальные

в access лучше одной таблицей, иметь поле год и неповторяющийся номер(счетчик), вам ведь безразличен номер --вам нужен номер варианта

например
2005,писатель толстой, дата выпуска, тираж......12млн,ном 13125 вар 1
то же самое, но авиа 1млн , ном 13125 вар 2

хотя, что я гадаю....у каждого свои тараканы

1

C аксессом никогда не работал, сначала попробую эксель.

Этой идеи вообще не понял, Вы о чем?

Вот это отличная идея, спасибо. Правда, надоест делать 50 листов, конечно

При переносе в эксель сразу же столкнулся с 2 проблемами:
1. Наверное, это я такой тупой, но в одной таблице никак не выделить текст во всю ширину страницы на ограниченную длину: выделяется сразу вся таблица. Приходится выделять отдельно по столбикам и подразделам, а это 6 столбцов примерно в 50 разделах (причем отнюдь не равных по длине), что дает 300 действий копирования и столько же - вставить. Всё же хотелось бы попроще.
2. Разумеется, объем текста в столбцах различается, поэтому в некоторых из них есть пустые строчки, что в экселе превращается в пустые ячейки, которые, в свою очередь, сдвигают весь столбец. Удалять все эти хаотично расположенные ячейки вручную можно неделями.

0

Объединенные ячейки?
Известная проблема: знаки перевода строки и абзаца в ячейках Ворда приводят к появлению доп. ячеек в Excel. Решение такое: в Ворде заменить эти символы на уникальный текст (например ^p на @#$, ^l на @#$), скопировать - вставить в Excel, в Ворде сделать отмену, а в Excel заменить @#$ на Ctrl+j. Категорически не согласен! Однородные данные должны храниться в одной таблице. Инече потом будет невозможно сделать выборку по фрагменту названия и т.п.

1

Возможно, тут Вы правы. Сначала посмотрю, как это будет выглядеть одной таблицей.

В вордовском файле таблица идет без разделения строчек, если Вы об этом.

Да, примерно такого совета и ожидал, но проверить на практике не получилось. В ворде замену сделал, в эксель перенес, но тут замена @#$ на Ctrl+j дала полную ерунду, т.е. везде появились Ctrl+j. Наверное, заменять нужно на что-то другое. У меня установлен Office 2010, если это важно.
Кстати, заодно поинтересуюсь, нормально ли, что в экселе всё скопировалось в 1-ю ячейку по вертикали?
И еще, документ лучше сохранять в новом формате .xlsx?

0

Вы вводили Ctrl+j, т.е. 6 символов?!
Ctrl+j означает "удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажать клавишу j. При этом в поле ввода ничего не отображается, но символ перевода строки там есть.
Можете потренироваться: введите в ячейку молоко и замените о на Ctrl+j.

Добавлено через 3 минуты
Нет, не нормально. Перед вставкой в Экселе не входите в режим редактирования ячейки, а просто выделите ячейку, с которой начнется таблица (обычно А1).
Дело вкуса.

0

Виноват, к ночи, видимо, совсем всё плохо пошло
Экселем пользовался до сих пор только для примитивных вычислений и графиков, так что с горячими клавишами в нем не знаком. С заменой всё получилось, но осталось как минимум 3 проблемы:
1. Всё-таки всё копируется в 2 вертикальные ячейки: заголовок таблицы и всё остальное. Чесслово, в редактирование ячейки не лез, открыл новый документ и нажал Ctrl+V. Предполагаю, что это связано с тем, что строчки в вордовской таблице не разделены.
2. С последним так же связана еще одна проблема. Я пока провожу эксперименты на более простом документе, где меньше столбцов и в 10 раз меньше страниц, и операции проходят небыстро. Если копировать разом весь тот документ на 650 страниц, есть подозрение, что всё просто намертво повиснет. Разве что выделять по столбцам...
3. Если делать всё одной таблицей, то как настроить автозамену номеров при добавлении строчки только в рамках данного подраздела, причем с учетом номеров типа 117а, 117б и т.п.?

0

Что за чудо-таблица! — без разделения строк, с подразделами...

Подшейте сюда пример в документе (*.doc, *.docx) — для опытов.

0

shadow_405, Если строк подразумевается не больше 20 тыс, тогда самое простое сделать в Excel и пересчитывать VBA скриптом.
Если строк будет больше, то тут либо по листам разбивать либо будут глюки.
Так что в случае количества строк больше 20 тыс, лучше изучайте Access, на нем все у вас будет нормально храниться и работать.

0

А если таблицу преобразовать в текст с разделителем, например | , затем сохранить в .txt. Перенести в Excel и разнести данные по столбцам с разделителем |.

0

К сожалению, некоторое время был занят, и завтра уеду на несколько дней. Задачи и проблемы я озвучил. Прилагаю фрагмент документа, который надо перенести. Общее количество конвертов, а значит, видимо, и строк - около 12000. Это количество, наверное, будет увеличиваться, но вряд ли превысит 20000, так что эксель подходит с этой точки зрения. Хотелось бы всё же переносить именно в него, поскольку освоить аксесс для меня еще реально, а вот для отца - не уверен. Остаются проблемы, которые я перечислил в предыдущем посте.

Вложения

Каталог (фрагмент).doc (66.0 Кб, 26 просмотров)

0

М-да. Мрак. Кто бы мог подумать, что в таблице 6 ячеек (не считая заголовка)
Наверно, придется по первой ячейке определять, какой номер строки соответствует очередной записи, и разбивать текст на записи по номеру строки.

0

Казанский, мрак, конечно, полный Мне даже страшно представить работу технического редактора, поскольку этот каталог уже издан.
Наверное, действительно можно сделать так, как Вы предлагаете, для меня звучит разумно. Но я гн знаю, как это реализовать, как и пересчет с помощью VBA скрипта.
Только надо еще учесть, что ворд почему-то периодически размещал текст в разных столбцах не на одном вертикальном уровне, т.е. части строки были сдвинуты друг относительно друга вверх или вниз, из-за чего по документу хаотически раскиданы "Интервалы перед". Не создаст ли это дополнительных проблем? При переносе в одну ячейку их не возникло.

0

Как вариант: сохранила в .pdf, прогнала через FineReader, сохранила в Excel.
Но учитывая, что у Вас очень большой объем.... При этом не уверена в последних строчках 6-ой ячейки, мне кажется там текст смещается относительно 4-ой ячейки.

Вложения

Каталог.xls (40.0 Кб, 14 просмотров)

1

игра шрифтами и ориентацией(поля минимальные)

шрифт 7 --более менее пригоден
шрифт 9 --терпимо
больше 9 --не лезет в ширину листа


в номере --учтена буква
в дате --полный формат
в цене --номинал 90-х

Вложения

0808конв.docx (27.2 Кб, 11 просмотров)

1

у вас же поля по 1 и 0,5 см ---как сшивать листы и явно односторонняя печать

0

Fairuza
Спасибо, идея интересная. Но даже если весь документ удастся так обработать, то это слишком ненадежно. Вероятность сдвигов/опечаток слишком велика, а в таком документе это неприемлемо.

shanemac51
Честно говоря, не понял смысла манипуляций. У меня нет проблем со шрифтами и ориентацией. Мне бы придумать, как перевести это всё в эксель и настроить автозамену номеров отдельно в каждом разделе с учетом букв.

Мне понравилась идея
Но как ее реализовать?

0

Вероятность опечатки небольшая, потому что текст не со сканера распознается.

А вот то что есть сдвиги, это да, тут надо будет каждый лист перепроверять. Я их заметила только потому, что в конце строки стояла запятая, а если не стояла бы...

0